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Secrétaire de Direction H/F


Informations générales

L’Agence Française de Développement (AFD), institution financière publique qui met en œuvre la politique définie par le gouvernement français, agit pour combattre la pauvreté et favoriser le développement durable. Présente sur quatre continents à travers un réseau de 75 bureaux, l’AFD finance et accompagne des projets qui améliorent les conditions de vie des populations, soutiennent la croissance économique et protègent la planète. En 2015, l’AFD a consacré 8,3 milliards d’euros au financement de projets dans les pays en développement et en faveur des Outre-mer.

 

Description du poste 

Métier

Non défini

 

Intitulé du poste

Secrétaire de Direction H/F

 

Contrat

CDI

 

Description de la mission

Au sein du Département Trésorerie et marchés de capitaux, le la Secrétaire de direction assistera un ou plusieurs dirigeants ou experts dans leur organisation et dans la gestion de certains dossiers, afin de faciliter leurs travaux.

Les activités liées au poste sont :

1. Optimiser le temps des cadres dirigeants ou experts :
- Hiérarchiser et fixer les rendez-vous des dirigeants ou experts ;
- Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous.
2. Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations destinées aux dirigeants et experts dans le respect de la plus grande confidentialité ;
- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;
- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le transmettre aux responsables concernés ou y répondre directement ;
- Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;
- Mettre en forme des supports de présentation ;
3. Organiser et/ou préparer les réunions des dirigeants ainsi que certaines manifestations :
- Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.) ;
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;
- Organiser les missions des cadres dirigeants ou experts ;
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc. ;
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…
4. Assister les dirigeants ou experts dans la préparation et le suivi de certains dossiers
- Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles aux dirigeants/experts ;
- Réaliser une veille relative à l'environnement de l'AFD et à l'activité de l'agence / du département ou de la Direction exécutive.
5. Assister sur le plan administratif le dirigeant dans l'organisation de sa direction :
- participer au suivi du budget
- suivi des congés ;
- organisation des mouvements (arrivées et départs) pour l'ensemble du Département ;
- relations avec les prestataires ou fournisseurs, etc..

 

Profil

•Bac + 2
•Autonomie, rigueur, organisation et goût du travail en équipe
•Capacité à communiquer, dialoguer et rapporter
•Maîtrise des outils bureautiques et des outils internes de l'AFD
•Maîtrise de l'anglais
•Expérience en secrétariat de direction

 

 

 

Localisation du poste 

FRANCE

Paris

 

 

 

Critère candidat

Niveau d'études min.requis

Bac + 2/3

 

Diplôme Principal 1 / Ecole

Lycée - BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR

 

Niveau d'expérience min.requis

5 à 10 ans

 

Langues

Anglais (Opérationnel tâches courantes)

 

L’AFD est engagée depuis plusieurs années dans une politique volontariste d’intégration et de maintien dans l’emploi de personnes en situation de handicap.